おまけ｜来客時の会議室予約や受付業務をシンプルに。

突然ですが、みなさんは来客時の会議室予約や受付業務をどのように行っていますか？
それぞれを違うシステムで行っていませんか？
 
RICOH Smart Apps 設備予約アプリは、会議室予約と来訪者管理をSharePoint Online上で一本化したシステムです。
これにより、来客時の会議室予約情報と来訪者情報の、別々のシステムでの情報の二重管理、それに伴う無駄なやり取り・手間を省くことができます！
 
今回は、会議室予約と受付業務を別々のシステムで行っている状態から
RICOH Smart Apps 設備予約アプリを使用することによって、どのように来客時の受付対応や会議室案内での
会議予約者/受付担当者の作業が変化するのか、以下の例を用いてご紹介させていただきます。

 
加藤さんが９時から、A社の田中様を含めた２名の方との打ち合わせのために「会議室B」を予約しているとします。
しかし、会議当日、急にお客様の人数が３名へ変更になり、会議室を「会議室B」から「会議室C」へ変更する必要が出てしまいました。

 
もし、会議室予約と受付業務を別々のシステムで行っていると、、、
まず、加藤さんは会議室予約システムで「会議室B」から「会議室C」へ予約の変更を行い、
さらに会議室と来訪者人数の変更を受付担当者へわざわざ連絡をしなければなりません。
また、その連絡に対して受付担当者も受付業務システムで会議室・来訪者情報の修正/管理が必要となります。
そのため、変更が急であるとスムーズな対応が難しくなってしまう場合もあるでしょう。
 

しかし、「RICOH Smart Apps 設備予約アプリ」を使うと、、、
会議室予約情報と来訪者情報を同じシステムで管理できるため、情報の二重管理が無くなります。
今回ですと会議室予約者である加藤さんは、RICOH Smart Apps 設備予約アプリ上で会議室の変更と来訪者情報の変更をまとめておこなうことで、
来訪者の情報が新しく設定した会議室に勝手に情報が紐づくので、受付担当者とのやり取りや手間が増えることがありません。


（↑会議室/来訪者情報の変更ページ）


（↑来訪者の情報が自動的に変更された来訪者一覧ページ）


このように、RICOH Smart Apps設備予約アプリでは、来客時の会議室予約情報と来訪者情報の別々のシステムでの情報の二重管理、それに伴う無駄なやり取り・手間を省けます！また、会議室予約と来訪者管理をSharePoint Online上で一本化することでシステムの管理も簡単になります！
ぜひ来客時の会議室予約と受付業務を別々のシステムで運用されている方はRICOH Smart Apps 設備予約アプリを使ってみて下さい。
 こちらから実際にRICOH Smart Apps 設備予約アプリご利用のお客様事例をご覧いただけます。

また、RICOH Smart Apps 設備予約アプリは会議室だけではなく、社用車等の他の設備も登録して使っていただくことが出来ます。
こちらから詳しい使い方もぜひご確認ください。